V dnešní době, kdy využívá home office většina firem, je příspěvek na home office častým tématem. Setkat se můžete s označením právě home office, práce na dálku, práce z domova apod. Zaměstnanci využívají tuto možnost spolupráce v rámci svých potřeb, preferencí nebo například v případě nemoci, kdy raději zůstávají doma.
Obsah:
Novela zákoníku práce a práce na home office
Od 1. října 2023 začala platit novela zákoníku práce, která také upravuje práci na dálku. Zaměstnavatel musí v tomto případě uzavřít písemnou dohodu pro práci na dálku. Tuto písemnou dohodu uzavírá zaměstnavatel se všemi zaměstnanci, kteří práci na dálku vykonávají.
Dohoda o práci na dálku není zákonem nijak přesně upravená. Celá struktura dohody je tedy na uvážení zaměstnavatele. Důležité je, aby zaměstnavatel do dohody uvedl všechny důležité informace o práci na dálku. Mezi tyto důležité informace patří:
- místo výkonu práce,
- určení rozsahu práce,
- stanovení hrazení nákladů vzniklých během práce,
- a úprava rozvrhu pracovní doby.
Další pravidla pro práci na dálku
Dohodu o práci na dálku vyhotovujeme písemně a nezapomínáme, že existují různé skupiny zaměstnanců, kteří mají ze zákona právo na home office a zaměstnavatel jim musí práci na dálku umožnit.
Jedná se o tyto zaměstnance:
- těhotné zaměstnankyně,
- zaměstnance pečující o dítě mladší než 9 let,
- zaměstnance, kteří sami dlouhodobě pečují o osoby se zdravotním omezením stupně II, III a IV.
Jestliže zaměstnavatel neposkytuje možnost home office a zaměstnanec, který nespadá do výše uvedených skupin lidí o něj požádá, může jej zaměstnavatel odmítnout.
Nárok na příspěvek na home office
Existuje několik druhů možných příspěvků na home office.
V prvním případě může zaměstnavatel proplatit skutečné náklady, které se zaměstnanci při práci na home office zvýšily. Jedná se tady o zvýšení nákladů na plyn, vodu, topení, elektřinu apod. Ovšem takovéto skutečné náklady jsou častokrát obtížně prokazatelné.
Proto je tady druhá možnost a sice § 190a zákoníku práce říká, že pokud si písemně zaměstnavatel se zaměstnancem nedohodli, že náhrady nákladů nebo jejich část nebudou poskytovány, je zaměstnavatel povinen náklady vzniklé prací na dálku uhradit. Tyto náhrady nákladů, které vznikly v souvislosti s prací na dálku může zaměstnavatel zaměstnanci hradit paušální částkou za každou započatou hodinu práce. Opět tak může učinit pouze za předpokladu, že byl takový způsob úhrady sjednán písemně.
Výše paušální částky náhrady nákladů
Od 1. 10. 2023 je výše paušální částky stanovena na 4,60 Kč za každou započatou hodinu práce. Výše paušálních částek náhrady nákladů stanovuje MPSV vyhláškou vždy na začátku každého kalendářního roku. Tuto paušální částku stanovuje MPSV podle údajů zveřejňovaného Českým statistickým úřadem o spotřebě domácnostní, které jsou upraveny pro model práce na dálku.
Tuto paušální částku v celkové výši hradí zaměstnavatel zaměstnanci vždy nejpozději v kalendářním měsíci následujícím po měsíci, ve kterém na ni zaměstnanci vzniklo právo.
Třetí možnost, kterou pak zaměstnavatel vůči hrazení náhrad nákladů má, je ta, že se písemně se zaměstnancem dohodnou, že příspěvek na home office mu nenáleží. Je však důležité toto skutečně do písemné dohody zahrnout. Pokud totiž, jako zaměstnavatel opomenete do písemné dohody o práci na dálku uvést, že náklady spojené s prací na home office hradit nebudete, přistupuje se pak k tomu, že zaměstnanec má na náhrady nárok v paušální výši.
Možnosti úpravy paušální náhrady nákladů na home office
Co se týče poskytování náhrady nákladů paušální částkou existují několikeré možnosti úpravy. Jednou z nich je ta, že náhrady nebudou na straně zaměstnance předmětem daně z příjmů. U zaměstnavatele se může jednat o daňově uznatelný náklad v plné výši.
Pokud poskytujete jako zaměstnavatel paušální náhradu nákladů, je nutné, abyste toto poskytnutí upravili v kolektivní smlouvě nebo vnitřních předpisech.
Jestliže se jako zaměstnavatel rozhodnete poskytovat náhradu nákladů vyšší částkou, než je stanovena paušálně, nemůžete tuto možnost využívat ve státní sféře. Hodnota, která přesahuje paušální částku, se stává zdanitelným příjmem zaměstnance, na který je třeba také povinně odvádět příspěvky na SZZP.
Vždy však nezapomínejte vést evidenci odpracovaných hodin, aby bylo možné poskytnout zaměstnancům náhrady nákladů, ať už se jedná o paušální částky nebo jiné dohodnuté částky, a to vždy písemně předem sjednané.