Ať už se jedná o odpovědi kladné nebo záporné, které chcete kandidátům sdělit, nezapomínejte na ně v žádném případě. Když komunikujete s uchazeči bez zbytečných odkladů a upřímně, vrhá to dobré světlo nejen na značku společnosti, ve které pracujete, ale i na vás samotné.
Je jasné, že pozitivní odpovědi předáváme kandidátům vždycky raději. Zvlášť, pokud už v předvýběru byl naším favoritem a my, jako náboráři, dokázali najít člověka, který pasuje do týmu a sedí si s manažerem. Ve chvílích, kdy je potřeba předat kandidátům odpovědi záporné, můžeme narazit na jakýsi vnitřní blok, kdy nechceme být poslem špatných zpráv. S časem a zkušenostmi budete schopni tento pocit lépe odbourat, protože víte, že vyhýbat se odpovědi není dobré, a hlavně ani profesionální.
Důležitost odpovědi při zamítnutí kandidáta
Pokud v oblasti personalistiky začínáte, nemusí se vám zdát důležité odpovídat na reakce kandidátů. Zvlášť tedy těm, u kterých se vám už samotný životopis nehodil do profesního profilu dané pozice. Opak je ale pravdou. Pojďme se tedy podívat na dvě možnosti, které mohou nastat.
Zamítnutí bez pohovoru
I když už po pár minutách, možná vteřinách, víte, že profil kandidáta je na danou pozici zcela nevhodný, udělejte si čas a kandidátovi napište.
V tomto případě můžete využít písemného odmítnutí kandidáta, které si můžete předpřipravit jako šablonu. Takové šablony odpovědí mohou urychlit celý proces zamítnutí. Nevýhodou této odpovědi je nízká míra specifikace důvodu, proč jste se pro daného kandidáta nerozhodli. Myslete na to, že na druhé straně nesedí jen strukturovaný životopis, ale vaše odpovědi čtou skutečné osoby, stejně jako jste vy.
Nebojte se, že by vám předávání konkrétní odpovědi zabralo příliš mnoho času. Některé fráze si v odpovědi můžete předpřipravit a využívat je jako šablonu. Důvody, pro které jste se však rozhodli kandidáta zamítnout doplňujte na základě daných profilů, příchozích životopisů. Sami, jak jsme si řekli, jste schopni v prvních minutách vidět, proč je kandidát nevhodný. A to jsou přesně ty důvody, které využijte do odpovědi zamítnutí.
Zamítnutí po pohovoru
Ať už jste s kandidátem hovořili online, osobně nebo jen přes telefon (tzv. prescreening), je vhodnější využít k odpovědi opět mluvené slovo, a tedy danému uchazeči zavolat.
V případě, že jste se s kandidátem viděli, máte už mnohem více informací a poznatků než z pouhého čtení životopisu. Víte, jak se chová, jak reaguje na určité situace a otázky, jak působí osobnostně, zda se hodí do týmu apod. Nedávejte ale jen na první dojem.
Díky tomu, že jste se mohli vidět a mluvit spolu, měli jste více času na to si ujasnit důvody proč ne.
Věřte, že předat odpovědi pomocí telefonu je rychlejší a v konečném důsledku i jednodušší. Sami si procvičíte své komunikační dovednosti, naučíte se překročit jakousi komfortní zónu. Díky takto osobní odpovědi můžete kandidátovi dokonce pomoci. Někteří z nich se totiž rádi dozví, co by mohli při příštím pohovoru zlepšit, na co se zaměřit. Když vás má uchazeč takto na telefonu, je to snadnější.
Na hovor se určitě připravte předem, sepište si důvody, proč jste vybrali někoho jiného nebo proč jste zrovna tohoto kandidáta zamítli. Nebojte se si zapsat i nějaká doporučení, která v případě zájmu můžete použít a pomoci tak člověku, kterého máte na telefonu.
Formu písemné odpovědi využívejte pouze v krajním případě, kdy se například nedaří s kandidátem spojit, je nedostupný. A když už dojde na zaslání písemné odpovědi na výsledek výběrového řízení, vyhýbejte se šablonám typu: Vybrali jsme vhodnějšího kandidáta…, Dali jsme přednosti jiným uchazečům… apod.
Člověku, kterého zamítáte je jasné, že byl někdo vhodnější, ale důležité je říct proč. A hlavně myslete při podávání zamítavé odpovědi na to, abyste v kandidátovi nevyvolali svými slovy dojem, že za nic nestojí.
Tip! Baví vás téma personalistiky a rádi byste objevili další zákoutí, která tento obor skýtá? Přihlaste se na kurz personalistiky:
Čemu se v odpovědi vyhnout?
Podívejme se nyní na pár věcí, které je dobré mít na paměti při předávání zamítavých odpovědí.
1.) Balanc plusů a minusů odpovědi
Ano, je jasné, že potřebujete uchazeči sdělit důvod, proč jste nevybrali zrovna jeho. Nezapomínejte ale na to, jaké pocity můžete vyvolat tím, že budete mluvit jen o negativech. Určitě si dejte během odpovědi záležet i na tom, co vás na kandidátovi naopak zaujalo a v čem třeba vidíte jeho silné stránky. Vyhýbejte se tedy feedbacku, který by neobsahoval žádnou pozitivní reakci.
2.) Vágní odpovědi
Jak jsme psali výše, snažte se jednolitou šablonu využívat co nejméně. Nepoužívejte nicneříkající slovní spojení, která se jen tváří, že „nebolí“. Vyvarujte se tedy obecným větám, které mohou sedět na každého druhého uchazeče.
3.) Nekritizujte a nesrovnávejte
Na to, že byste kandidáta ve vaší odpovědi kritizovali za to, jak přišel oblečený, porovnávali ho s ostatními kandidáty v jakémkoli jiném směru než relevantním pro danou pozici, raději rychle zapomeňte. Vyvarujte se i tomu, abyste kandidátovi předhazovali to, v čem byli jiní lepší než on. Vždy, pokud budete chtít použít srovnání, využijte situace, které se událi na pohovoru s tím samým člověkem.
4.) Otálení
Ať už se to týká otálení s předáním odpovědi, tak i chození kolem horké kaše během hovoru. Nesnažte se telefonát zbytečně protahovat prázdnými otázkami, jen abyste získali čas pro sebe, než kandidátovi sdělíte negativní verdikt. Na tohle máte dostatek prostoru se připravit před tím, než vůbec telefonní číslo vytočíte.
Závěrem
Dbejte vždy na dobrý dojem, který svým jednáním můžete vyvolat a snadno ovlivnit. Pamatujte, že vystupujete nejen pod jménem společnosti, ve které pracujete, ale máte i svou osobní značku. Díky kvalitní a včasné odpovědi kandidátům si nejen budujete jméno, ale získáváte cenné kontakty. Myslete tedy dopředu, protože kdo ví, v budoucnu se vám nyní zamítnutý kandidát může ještě hodně hodit.