Založili jste si firmu, nebo vám vznikla povinnost vést účetnictví ze zákona, i když podnikáte jako fyzická osoba? Přečtěte si v článku vše důležité o tom, jak začít vést účetnictví, co to obnáší a na co si dát opravdu pozor.
Obsah:
Kdy vzniká povinnost vést účetnictví?
Ze zákona je jasně definované, že povinnost vést účetnictví se týká všech právnických osob, nejčastěji společností s ručením omezeným (s.r.o.) a akciových společností (a.s.).
Může se ale stát, že povinnost vznikne i u fyzických osob, a to v případě, že splní, alespoň jeden z těchto bodů:
- jejich obrat v předcházejícím kalendářním roce přesáhl 25 milionů Kč
- jsou zapsané v obchodním rejstříku.
I přesto, že vedení účetnictví zákon nenařizuje plošně všem živnostníkům, můžete si jej vést dobrovolně.
Co obsahuje účetnictví?
Co je hlavním smyslem vedení účetnictví? Jedná se o písemné zaznamenávání informací, které pojednává o hospodaření podniku za určité období. Účetní výstupy slouží k finančnímu přehledu a zjištění, zda se danému subjektu daří z hlediska prosperity.
Účetnictví zahrnuje:
- aktiva (stav a pohyb majetku);
- pasiva (zdroje financování majetku);
- náklady a výnosy;
- výsledek hospodaření.
Náklady a výnosy – náklady vyjadřují spotřebu práce či materiálu. Např. oprava stroje, automobilu apod. Mezi výnosy patří všechny peněžní částky získané za určité období, nezáleží přitom, zda došlo k jejich úhradě. Např. tržba za služby, zboží apod.
Výdaje a příjmy – výdaje vyjadřují veškerý úbytek peněz, a to hotovostní i bezhotovostní. Např. nákup zařízení, vybavení apod. Příjmy jsou všechny došlé či převzaté platby v hotovosti či na bankovní účet. Např. zákazník zaplatí za zboží bankovním převodem či v hotovosti.
Jak správně účtovat?
Slyšeli jste již o tzv. písmenu T, které rozděluje účty „má dáti” (MD) a „dal” (D)? Každý účetní pohyb ve firmě, se musí zaznamenat na obou stranách, tedy na obou souvztažných účtech, a to ve stejné hodnotě.
Na začátku účtování je nutné připravit si účetní osnovu a účetní rozvrh. Účetní osnova obsahuje 10 kategorií – např. dlouhodobý a krátkodobý majetek, krátkodobé bankovní úvěry, zásoby, náklady a výnosy. Účtový rozvrh obsahuje seznam účtů, které budete využít v účetnictví. Ty mohou být aktivní i pasivní.
- Aktivní účty – finanční přírůstky se zapisují na stranu MD, úbytky na stranu D.
- Pasivní účty – finanční přírůstky se zapisují na stranu D, úbytky na stranu MD.
Používají se také výsledkové účty, které se dělí na nákladové a výnosové. Jaký je v nich rozdíl? U rozvahových účtů se zapisují i počáteční stavy, u výsledkových účtů nikoliv. Náklady se píší na straně MD, výnosy na straně D.
Názvosloví aneb základní účetní pojmy
V zákonu o účetnictví se můžete setkat s následujícími pojmy:
Účetní období
Účetní období je časový úsek, za který účetní jednotka zpracovává účetní závěrku, trvá zpravidla jeden rok (12 po sobě jdoucích kalendářních měsíců). Většinou se shoduje s kalendářním rokem, počínaje lednem, konče prosincem. V případě, že se vedení účetnictví započne v jiný den, než 1. ledna, hovoříme o hospodářském roku. Na konci účetního období se provádí účetní závěrka, uzavřou se účetní výkazy.
Účetní doklady
Účetní doklady představují záznamy o hospodářských operacích účetní jednotky, bez nich není možné vést účetnictví. Mezi účetní doklady patří pokladní doklady (příjmové a výdajové), bankovní výpisy, faktury (přijaté a vydané), vnitřní účetní doklady.
Účetní jednotka
Účetní jednotka – subjekt (firma, OSVČ), který vede účetnictví. Jedná se o fyzickou osobu či právnickou osobu. Existují 4 kategorie účetních jednotek: mikro, malé, střední a velké. Pro zvolení vhodné kategorie je nutné znát obrat, hodnotu aktiv a počet zaměstnanců.
Každá kategorie má dle zákona jiné povinnosti týkající se rozsahu vedení účetnictví, účetní závěrky apod.
Účetní závěrka
Účetní závěrka se skládá z finančních výkazů k poslednímu dni účetního období. Záleží na tom, do jaké kategorie účetních jednotek daný subjekt spadá.
Všechny účetní jednotky ze zákona povinně sestavují:
- výsledovku (výkaz zisku a ztrát);
- rozvahu (přehled o aktivech a pasivech);
- přílohu k účetní závěrce.
Některé účetní jednotky kromě toho sestavují navíc přehled o změnách vlastního kapitálu či přehled o peněžních tocích, tzv. cash flow.
Výsledek hospodaření je rozdílem mezi výnosy a náklady podniku. Jestliže jsou výnosy vyšší než náklady, dosahuje podnik zisku. A naopak, pokud jsou vyšší náklady, je firma ve ztrátě.
Ekonomické účetní programy
Jestliže zpracováváte účetnictví, nejspíše se bez účetního softwaru neobejdete. Základní zkušební moduly jsou zdarma, poté cena závisí na počtu modulů a licencí, které potřebujete pro vaše podnikání.
Tip! Např. si můžete stáhnout Money S3 – účetní program zdarma ke stažení, anebo účetní software Pohoda. Posléze zjistíte, co vám více sedí a přejdete na placenou verzi.
Shrnutí pojmů o účetnictví
- Povinnost vést účetnictví mají právnické osoby a také OSVČ s obratem přes 25 milionů Kč.
- Vedení účetnictví spočívá v písemném zaznamenávání informací o tom, co se v podnikatelském subjektu děje ohledně financí. Každá peněžitá operace, která v daném subjektu proběhne, musí být zaznamenána na dvou souvztažných účtech ve stejné částce – na straně „má dáti” (MD) a „dal” (D).
- Výsledek hospodaření je rozdíl mezi výnosy a náklady podniku. Pokud jsou výnosy vyšší, je firma v zisku. A obráceně, jestliže náklady převyšují výnosy, je společnost ve ztrátě.
- Účetní doklady jsou účetní záznamy o všech hospodářských operacích účetní jednotky, a bez nich nelze vést účetnictví.
- Vedení účetnictví je na rozdíl od daňové evidence mnohem složitější. Pravděpodobně se neobejdete bez účetního softwaru a znalostí účetnictví.
Tip! Vzdělávejte se, absolvujte kurz účetnictví a vyznejte se v číselných výstupech společnosti.