Jaké jsou služby, které virtuální asistentka poskytuje? Kolik si za tyto služby účtuje? V jakém rozsahu si můžete služby virtuální asistentky objednat, a ze kterých oborů? Na tyto a mnohé další otázky vám odpovíme v dnešním článku.

Kdo vlastně virtuální asistentka je?

Definovat pojem virtuální asistentka je složité. Obecné povědomí je takové, že vykonává běžnou administrativu formou vzdálené spolupráce, a částky, které si účtuje, nejsou nikterak horentní. Přeci jen je práce asistentky považována za méně odbornou.

V praxi se setkáváme s tím, že mnohé virtuální asistentky se specializovaly, staly se expertkami a postupně si za své služby účtují více. Je to logické. Svému vzdělání a zefektivnění činností věnovaly mnoho času a úsilí. Pro klienta by mohly být velkým přínosem. Nicméně často narazí na neochotu zadavatelů tyto vyšší částky akceptovat. Představa asistentky/sekretářky je vrytá v myslích natolik, že je mnohdy těžké akceptovat její odbornost a široký záběr činností.

Menší firmy a živnostníci využívají služeb virtuální asistentky

Máte menší firmu nebo živnost a nevyplatí se vám najímat na administrativu zaměstnance? Přesto by se vám ve firmě občas hodil někdo, kdo nachystá cenové nabídky, vystaví a rozešle faktury, spáruje platby, odpoví na poptávky, sjedná schůzky a připraví podklady pro vaši účetní?

Právě pro vás jsou služby virtuální asistentky ideálním řešením. Na rozsahu hodin, které budete chtít využívat se můžete dohodnout týdně, či měsíčně. Jednorázově lze tyto služby využít také, nicméně dlouhodobější spolupráce s virtuální asistentkou je výhodnější.

Pokud plánujete růst a expanzi svého podnikání, rovnou se porozhlédněte po týmu virtuálních asistentek. Výhodou je, že mohou operativně reagovat na rozsah vašich podnikatelských potřeb. A také disponují mnoha specializacemi.

Schopná virtuální asistentka vám také bude schopna domluvit spolupráci se specializovanými firmami. Potřebujete např. natočit propagační video? Asistentka zajistí natočení, střih a úpravu, titulky a i distribuci videa do vybraných kanálů. Zajistí vizážistu či stylistu.

Potřebujete optimalizovat daně, nastavit automatizaci fakturačního systému, naplánovat strategii e-mailingové kampaně? Ani to pro ni nebude problém. Co neumí sama, umí poptat a outsourcovat. Pokud nechcete, nemusíte se o nic z těchto záležitostí starat. Můžete nadále podnikat svobodně a takříkajíc bez závazků a přitom mít k ruce hvězdný tým.

Delegování na virtuální asistentku

Podnikáte jako freelancer, živnostník, přivyděláváte si na mateřské. Nějakou dobu zvládáte s vypětím sil vše sami. Postupně ale dospějete do fáze, že se vám sice daří, ale vy z toho ani nestihnete mít radost, protože se nezastavíte. V tuto chvíli je načase zvážit, zda by se některé činnosti nedaly delegovat.

Jelikož jste doposud vše dělali sami, máte zkušenost, kolik času vám daná činnost zabere. To bude pro domluvu ohledně spolupráce s virtuální asistentkou výhodou. Při předání práce počítejte i se seznámením se s vaší firmou, oborem a problematikou. Dohodněte si formu předávání podkladů a zadávání úkolů. Nastavte si zodpovědnosti.

• Vaše zodpovědnost je předat včas a kompletní podklady a zadání.
• Zodpovědnost virtuální asistentky je dodat včas, správně a kompletně zadanou práci.

Virtuální asistentky dnes zvládnou mnohem víc, než administrativu

Potřebujete vytvořit webovou prezentaci, nastavit formuláře, poradit s e-mail marketingem? Připravujete online kurz a nevíte si rady s nastavením členské sekce? Tápete v technických záležitostech a potřebujete někoho jako technickou podporu pro účastnice vašeho online kurzu? S tím vším vám dnes dovedou virtuální asistentky pomoci. Mnohé podnikatelky a mnozí podnikatelé si již dnes neumějí svoje podnikání bez těchto důležitých žen v pozadí ani představit.

Nastavení spolupráce s virtuální asistentkou

Na začátku je dobré nepodcenit nastavení spolupráce. Virtuální asistentka vám může v tomto procesu poradit, jak práci zjednodušit, kdy je dobré zapojit automatizaci. Může vám s jejím nastavením samozřejmě také pomoci. Např. faktury se mohou vystavovat automaticky po uhrazení zálohového listu klientem. Párování plateb, předávání podkladů kurýrní službě. Dokonce rozsáhlé e-mailingové kampaně jsou dnes již automatizované.

Virtuální asistentka vám vypracuje detailní postup svých činností, který budete moci použít v budoucnu, rozhodnete-li najmout sílu na plný úvazek, nebo se k některé z činností vrátit sám. Budete mít hotovou interní směrnici s pokyny ke konkrétní činnosti.

V rámci nastavení spolupráce si můžete rovněž ujasnit, kdy může opakovaně virtuální asistentka jednat již samostatně. Kdy naopak trváte na schválení postupu. Můžete si například odsouhlasit jednou měsíčně rámcový publikační plán a témata na daný měsíc. A na virtuální asistentce již je, jak si práci rozvrhne a jaké články a příspěvky v dohodnutém rozsahu vytvoří. Může také vyhledávat možnosti spolupráce a partnerství. Příkladem je např. linkbuilding anebo affiliate marketing.

Cena za služby virtuální asistentky

Cena je velmi variabilní, stejně tak jako služby, které je možné si objednat. Jiná cena bude za běžnou administrativu, jiná za zpracování podkladů pro účetnictví nebo k dotacím. Specializované služby technického charakteru, nastavení a správa webu, reklamních kampaní, grafické práce apod. budou samozřejmě za ceny vyšší. Rozsah cen se tedy pohybuje od 400 Kč/hod. až do cca 2 500 Kč/hod.

Mezi specializované služby, jež virtuální asistentky nabízejí, můžeme zařadit:

• kompletní správu e-shopu,
• správu webu,
• správu reklamních kampaní,
• správu sociálních sítí,
• nastavení a správa e-mailingových kampaní,
• copywriting,
• grafické návrhy a úprava fotografií,
• tvorba a úprava videí, podcastů.

Dlouhodobější spolupráce a práce na společných projektech je otázkou vzájemné dohody. Ceny za balíčky služeb jsou výhodnější. Pro virtuální asistentku je lepší nemuset se pokaždé dostávat do nové problematiky. Může si také lépe rozvrhnout čas mezi jednotlivé klienty. Při pravidelné spolupráci má jistotu stabilního příjmu. Jedná-li se o specializovanou činnost, např. v oblasti marketingu, dlouhodobější spoluprací také získává zkušenosti a novou expertízu.

Výhody spolupráce s virtuální asistentkou

• Můžete delegovat činnosti, které vás nebaví nebo zdržují od vaší kreativní činnosti.
• Nemusíte přitom najímat nikoho do zaměstnaneckého poměru.
• Můžete v souladu se sezónností upravovat rozsah zadávaných služeb.
• Máte oporu v administrativních a technických záležitostech.
• Nenesete všechen stres a zodpovědnost na svých bedrech.

Co je dobré si ujasnit, než si objednám služby virtuální asistentky

• Co potřebuji vyřešit, delegovat.
• Jak to řeším nyní a kolik mi to zabere času.
• Sepsat si postupy práce a činností, které chci delegovat.

Na pravidelné bázi spolupráci vyhodnocujte. Zjistíte, co se dá vylepšit, zjednodušit, případně zcela vypustit. Nahradit efektivnějším nástrojem či postupem. V případě nespokojenosti řešte situaci hned. Mnohdy se jedná jen o vzájemné nepochopení v zadání, které se dá snadno odstranit.

Dohodněte se také, jakým způsobem vám bude virtuální asistentka reportovat svou práci.

Uvažujete o práci virtuální asistentky?

• Máte velmi dobré organizační schopnosti a time management?
• Jste pečlivá a spolehlivá?
• Rychle se orientujete v nové problematice a jste technicky zdatná?
• Vyhovuje vám práce z domu a v čase, který si sama zvolíte?
• Nerada řešíte telefonáty s klienty a nemáte ráda vysedávání na poradách?
• Ráda si organizujete svou práci tak, jak vám vyhovuje?
• Máte malé děti, studujete, potřebujete pracovat ve večerních nebo brzkých ranních hodinách?
• Baví vás rutinní činnosti?
• Chcete být za svou práci konečně adekvátně ohodnocena a chcete rozhodovat o svém čase?
• Ráda cestujete a láká vás nomádství?

Pak by to mohla být práce přesně pro vás. Netroufáte-li si rovnou na technické záležitosti, můžete se ze začátku profilovat spíše na obecnou administrativu, fakturaci a podklady pro účetní. Časem zjistíte, kterým směrem budete chtít své znalosti rozšiřovat. Získáte mnoho zkušeností od konkrétních klientů. A také můžete využít některé ze vzdělávacích kurzů, které se v dnešní době nabízejí.

V začátcích nepotřebujete ani žádné speciální vybavení. Vystačíte si s dobrým internetovým připojením a počítačem. Je dobré také myslet na pravidelné zálohování své práce. K předávání podkladů vám postačí sdílené tabulky a emaily.

Pokud je součástí zadání zpracování účetních podkladů, klient vám většinou poskytne přístupy do svých systémů.

A ještě rada na závěr. Pokud klient nekomunikuje, podklady posílá po domluveném termínu, zvažte pokračování spolupráce. Častým nešvarem u tohoto druhu spolupráce bývá také domněnka klienta, že virtuální znamená být neustále k dispozici. Je dobré si hned na úvod spolupráce nastavit hranice. Váš čas je cenný. Virtuální asistentka je vaše živnost. Znamená to tedy, že váš pracovní čas je alokován pro konkrétní klienty na základě předem dohodnutých kritérií.