Archivace účetních dokladů je nejen zákonnou povinností, ale také klíčovým nástrojem pro ochranu dat a právní jistotu podnikatelů. Správné uchovávání dokumentů pomáhá při kontrolách, auditech i případných právních sporech. Jak dlouho je nutné archivovat jednotlivé typy účetních dokumentů, jaké zákony to upravují a co to znamená pro podvojné účetnictví? To se dozvíte v následujících řádcích.
Obsah:
Právní předpisy, které archivaci upravují
- Zákon o účetnictví č. 563/1991 Sb.: Tento zákon upravuje vedení účetnictví, jeho průkaznost, oceňování, inventarizaci, účetní závěrku a zveřejňování účetních informací pro účetní jednotky v České republice.
- Zákon o DPH č. 235/2004 Sb.: Zákon stanovuje pravidla pro uplatňování daně z přidané hodnoty, včetně definice zdanitelných plnění, plátců daně, sazeb DPH a způsobu výběru a správy této daně.
- Zákon o daních z příjmů č. 586/1992 Sb.: Tento zákon upravuje podmínky zdanění příjmů fyzických a právnických osob, včetně definice příjmů, daňových sazeb, osvobození a slev na dani.
- Zákon o archivnictví a spisové službě č. 499/2004 Sb.: Zákon stanovuje pravidla pro vedení spisové služby, uchovávání dokumentů a výběr archiválií jako součást národního kulturního dědictví.
- Zákon o organizaci a provádění sociálního zabezpečení č. 582/1991 Sb.: Tento zákon upravuje organizační strukturu a činnost orgánů sociálního zabezpečení, včetně jejich pravomocí při správě důchodového pojištění a dalších agend.
- Nařízení GDPR (EU 2016/679): Obecné nařízení o ochraně osobních údajů stanovuje pravidla pro zpracování osobních údajů fyzických osob a zajišťuje jejich ochranu a volný pohyb těchto údajů v rámci EU.
Podle § 31 zákona o účetnictví jsou účetní jednotky povinny uchovávat účetní záznamy po stanovenou dobu, která se liší podle typu dokumentu.
Jak dlouho uchovávat jednotlivé dokumenty?
| Typ dokumentu | Doba archivace |
| Faktury (neplátce DPH) | 5 let |
| Faktury (plátce DPH) | 10 let |
| Účetní doklady, knihy, odpisové plány | 5 let |
| Účetní závěrky, výroční zprávy | 10 let |
| Evidenční listy důchodového pojištění | 3 roky |
| Mzdové listy (pro důchodové účely) | 45 let |
| Seznam společníků a členů orgánů | 6 let |
| Smlouvy | individuálně dle trvání a právních nároků |
Podvojné účetnictví a archivace
Podvojné účetnictví, které vedou právnické osoby a některé fyzické osoby, podléhá stejným pravidlům archivace jako ostatní účetní jednotky. Vzhledem k rozsahu dokumentace je důležité mít:
- Interní směrnice pro archivaci
- Systém pro evidenci skartačních lhůt
- Bezpečné úložiště – fyzické nebo elektronické
Elektronická archivace je dnes běžnou praxí, ale musí splňovat požadavky na věrohodnost původu, neporušenost obsahu a čitelnost po celou dobu archivace. Doporučuje se používat formát PDF/A a dokumenty opatřovat elektronickým podpisem nebo pečetí.
Kdy začíná běžet archivační lhůta?
Doba archivace se počítá od konce účetního období, kterého se dokument týká. Například faktura z června 2024 se archivuje od 1. ledna 2025 a může být skartována nejdříve 1. ledna 2030.
Co hrozí při nedodržení povinnosti?
Nedodržení archivačních lhůt může vést k:
- Sankcím ze strany finančního úřadu
- Problémům při daňové kontrole
- Nemožnosti doložit účetní operace nebo právní nároky
Co všechno musíte jako podnikatel uchovávat?
Nejste plátcem DPH?
Pokud podnikáte jako OSVČ a nejste registrováni jako plátci DPH, máte v oblasti archivace nejméně povinností. V takovém případě je nutné uchovávat pouze ty dokumenty, které mohou být vyžadovány při daňové kontrole.
Typicky se jedná o:
- vystavené a přijaté faktury,
- pokladní doklady o příjmech,
- výpisy z bankovního účtu.
Jste plátcem DPH?
Pokud jste plátcem DPH, zákon vám ukládá povinnost uchovávat všechny daňové doklady, které mají vliv na výpočet daně. Tyto dokumenty je nutné archivovat po dobu 10 let od konce zdaňovacího období, ve kterém vznikly.
Vedete účetnictví?
Subjekty, které vedou podvojné účetnictví (např. s.r.o., a.s., nebo OSVČ dobrovolně), musí uchovávat:
- účetní závěrky a výroční zprávy (10 let),
- účetní knihy, doklady, odpisové plány, inventurní soupisy, účtový rozvrh (5 let),
- veškeré účetní záznamy, které prokazují vedení účetnictví (5 let).
Máte zaměstnance?
Jako zaměstnavatel musíte navíc uchovávat:
- evidenční listy důchodového pojištění (3 roky),
- mzdové listy (až 45 let),
- seznam společníků a členů statutárních orgánů (6 let).
Archivace: papírově nebo elektronicky?
Doklady můžete uchovávat:
- Fyzicky – v šanonech, krabicích, ale pozor na rizika (požár, voda, blednutí tisku).
- Digitálně – doporučený formát je PDF/A, dokumenty by měly být opatřeny elektronickým podpisem a časovým razítkem, aby byla zajištěna jejich čitelnost, věrohodnost a neporušenost.
Skartace dokumentů
Po uplynutí zákonné skartační lhůty můžete dokumenty zlikvidovat. Fyzické doklady je vhodné skartovat, elektronické bezpečně smazat. Skartační povolení není potřeba, ale lhůty je nutné dodržet – jinak hrozí pokuta.
Archivace účetnictví je důležitou součástí podnikání. Dodržování zákonných lhůt a správné vedení dokumentace chrání podnikatele před právními komplikacemi. Ať už vedete jednoduché nebo podvojné účetnictví, doporučuje se pravidelně kontrolovat skartační lhůty a mít systém pro bezpečné uchovávání dokumentů.