Archivace účetních dokladů je nezbytnou součástí podnikání. Podnikatelé mají povinnost archivovat účetní doklady po stanovenou dobu, tak aby mohli doložit správnost svého účetnictví a plnění svých daňových povinností. V případě, že podnikatel nebo firma nearchivuje své doklady správně, hrozí jim pokuta.
Obsah:
Jak dlouho archivovat účetnictví a kdy můžete začít skartovat?
Jednou z nejčastějších chyb při archivaci účetnictví je neznalost zákonných lhůt. Podle zákona o účetnictví je nutné, aby podnikatelé své účetní doklady archivovali po dobu 5 let od konce účetního období, kterého se týkají. U některých dokladů, například daňových dokladů, může být lhůta delší, až 10 let.
- 5 let: účetní doklady, účetní knihy, odpisové plány, inventurní soupisy, účtový rozvrh, účetní záznamy pro doložení formy vedení účetnictví.
- 10 let: daňové doklady, výroční zpráva, účetní závěrka.
Délka doby se liší podle typu účtu a účelu jeho uchovávání. Platí však to, že účty je potřeba uchovat po dobu, po kterou je možné účty použít jako důkaz v případě soudního sporu.
Jak dlouho archivovat jednotlivé účty?
- Účty za zboží a služby: minimálně 5 let. Účty se uchovávají pro prokázání platby za zboží nebo služby. Lhůtu stanovil zákon o účetnictví.
- Účty za energie: minimálně 3 roky. Účty slouží jako důkaz o zaplacení, případně jako podklad k reklamaci. Lhůtu v tomto případě stanovil zákon o ochraně spotřebitele.
- Účty za nájem: minimálně 10 let. Účet za nájem slouží k prokázání platby a případně pro uplatnění nároku na vrácení přeplatku. Tuto lhůtu stanovil zákon o nájmu a podnájmu bytů a nebytových prostor.
- Účty za úvěry a půjčky: minimálně 10 let. Je dobré uchovávat i tyto účty, jako důkaz o prokázání toho, že byly splněny závazky z úvěru nebo půjčky. Lhůtu stanovil zákon o spotřebitelském úvěru.
- Účty za daně: minimálně 10 let. Zákon o daních z příjmů stanovil lhůtu, aby bylo možné prokázat, že byly daně zaplaceny.
Ostatní účty
Jak dlouho archivovat v účetnictví ostatní účty? Doba uchovávání dalších účtů, jako jsou například cestovní účty nebo účty za vzdělání, se liší na konkrétních okolnostech. Obecně platí, že takové účty se uchovávají po dobu minimálně 3 let.
Doklady, které je nutné archivovat:
- Smlouvy a další právní dokumenty,
- mzdové listy a jiné dokumenty týkající se zaměstnanců,
- faktury a jiné daňové doklady od dodavatelů,
- faktury a jiné daňové doklady pro zákazníky,
- potvrzení o zaplacení daně.
Pro uchovávání účtů je vhodné použít bezpečné a spolehlivé místo. Doporučuje se účty archivovat chronologicky, aby bylo možné je v případě potřeby rychle a snadno najít.
Podle zákona o účetnictví je nutné, aby podnikatelé své účetní doklady archivovali po dobu 5 let od konce účetního období, kterého se týkají.
Jak předejít nejčastějším chybám při archivaci účetnictví?
- Seznamte se se zákonnými lhůtami pro archivaci účetních dokladů,
- vytvořte si systém pro archivaci dokladů,
- čas od času zkontrolujte, zda jsou doklady archivovány správně.
Jaké jsou 3 způsoby archivace dokladů?
- Papírová archivace: Doklady se archivují v papírové podobě v pořadačích nebo kartotékách. Tento způsob archivace je nejlevnější, ale také nejméně bezpečný. Doklady se mohou poškodit nebo ztratit.
- Digitální archivace: Doklady se archivují v digitální podobě v souboru, který je uložený v počítači nebo na cloudu. Tento způsob archivace je pohodlnější a bezpečnější než papírová archivace. Nehrozí jejich poškození nebo ztráta. Avšak dbejte na správné zabezpečení.
- Kombinovaná archivace: Doklady se archivují v papírové i digitální podobě. Tento způsob archivace kombinuje výhody obou předchozích způsobů archivace.
Co dělat, když vypršela archivační lhůta účetních dokladů?
Pokud vypršela archivační lhůta účetních dokladů, je možné je zlikvidovat. Před zlikvidováním dokladů je však nutné si ověřit, zda se nejedná o doklady, které podléhají skartačnímu povolení. Takové doklady je povinné nabídnout archivu, který posoudí, zda se nejedná o doklady, které mají trvalou hodnotu. Mezi takové doklady mohou patřit účetní závěrky nebo zakladatelské listiny.
Pokud jste nedodrželi lhůtu pro archivaci účetních dokladů nebo jste dokumenty ztratili, může vám hrozit pokuta. Výše pokuty se může pohybovat až do výše 3 % z hodnoty majetku ve firmě.
Archivace účetnictví
Archivace účetnictví je důležitou povinností všech podnikatelů a firem. Dodržováním zákonných lhůt a správného postupu při archivaci, můžete předejít pokutám a dalším problémům.