Rčení že, „čas jsou peníze“ nabírá v podnikání i v běžném životě úplně nový význam. Čas se nedá koupit, ani se nedá pozastavit. To, že se občas cítíte jako v jednom kole a s pocitem, že nic nestíháte je nejspíš výsledkem špatné organizace času. V dnešní době si s tím lze ale hravě poradit, a to pomocí aplikací pro plánování a organizování času. V následujících řádcích vám představíme nejvhodnější řešení, které vám pomůže mít své poznámky a myšlenky neustále pod kontrolou a lépe si plánovat své dny.
Obsah:
Výhody, které plynou z organizování svého dne
Plánování svého pracovního i soukromého dne se lze naučit. Efektivní plánování má mnoho výhod:
-
lepší kontrola nad osobním i pracovním životem,
-
pomocí plánování získáte značnou část motivace a zápalu pro věc,
-
celková produktivita při plnění stanovených cílů,
-
odbouráte tím nesoustředěnost a nerozhodnost,
-
posouzení časové i finanční náročnosti projektu,
-
plánování pomáhá i s celkovým rozhodováním, zda se do dané činnosti pouštět či nikoliv.
Pracovní den zkuste začít vytvořením takzvaného TO-DO listu. Úkoly si jednoduše sepíšete do vámi zvolené aplikace a postupně po jejich splnění je můžete odškrtávat. TO-Do list má svá pravidla. Úkoly by se měly řadit podle důležitosti a jejich plnění by mělo probíhat postupně – po splnění prvního úkolu začněte plnit druhý, třetí apod. Není nic horšího než skákat z jednoho úkolu ke druhému, je to velmi neefektivní a celkově vám činnost zabere mnohem více času. V případě, že se nějaký úkol splnit nepodaří, přesuňte ho na další den na první místo.
Výběr správné aplikace
Ať už si potřebujete udělat pořádek ve svém nákupním seznamu nebo koordinovat celoroční projekt ve vaší společnosti, existují aplikace, které vám mohou pomoci se správným rozvržením času a prostorem pro poznámky.
Prvním krokem je výběr způsobu, jakým budete své poznámky a seznam úkolů vést. Pokud je to možné, vyberte si aplikace, které se specializují na řešení vašeho konkrétního organizačního problému. Jednoduše řečeno obsahují vámi požadované vlastnosti a funkce. Základem je však pochopení aplikace, aby se vám v ní snadno pracovalo. Výhod oproti papírové verzi diáře nebo poznámkového bloku je hodně:
-
Aplikace vám úkol pomocí funkce upozornění včas připomene,
-
digitální verze je snazší na úpravy,
-
oproti papírové verzi poznámek tu digitální jen tak neztratíte,
-
k aplikaci se mohou připojit i kolegové, kteří pracují na stejném projektu.
Outlook kalendář
Klasickým nástrojem téměř všech společností je Outlook kalendář. Jeho jednoduchost a přehlednost ho řadí k nejpoužívanější aplikaci pro plánování schůzek, porad či jiných událostí. Jeho výhodou je, že lze propojit s ostatními spolupracovníky z týmu. Můžete sledovat i jejich kalendář a na základě jejich časových možností, je zvát na schůzky a porady. Pro lepší orientaci můžete zobrazit vedle sebe více kalendářů, které jste vytvořili a také kalendáře sdílené se spolupracovníky. Můžete si vytvořit kalendář pro osobní události a zobrazit si pracovní i osobní kalendář vedle sebe. Aplikace Outlook je zdarma.
Plánování úkolů pomocí aplikace v PC vám usnadní práci
Google kalendář
Na podobném principu jako Outlook kalendář funguje i Google kalendář. Jednoduše jej spustíte na počítači, notebooku, tabletu i mobilním telefonu a mezi zařízeními probíhá automatická synchronizace. Lze ho používat nejen na Windows a Android, ale i na iOS. Google kalendář má k dispozici každý uživatel Google účtu. Do kalendáře se vám automaticky přidávají schůzky, na které vás někdo pozval, nebo které si naplánujete vy sami. Další důležitou funkcí je systém upozorňování na nové události. V aplikaci máte navíc možnost dostávat emaily nebo SMS, když nás někdo pozve k nějaké nové události, popřípadě provede změny. Lze také nastavit zasílání denní agendy. Jeho minimalistický design je přehledný a jeho používání je zdarma.
Evernote
Velmi známý plánovač a organizér, který se stal populární pro jeho dostupnost na smartphonech. Pomocí aplikace si lze jednoduše zachytit své nápady a spravovat svůj seznam úkolů. Ve své společnosti si lze pomocí Evernote zachytit poznámky z porad a sdílet je s týmem, kteří je mohou přímo v aplikaci okomentovat. Do aplikace si lze vkládat dokumenty, PDF, fotografie, zvuk i webové výstřižky článků. Pomocí aplikace si lze jednoduše naskenovat papírové dokumenty a třídit účtenky a faktury podle libovolné kategorie. Hlavní stránku aplikace si můžete přizpůsobit podle sebe například vložit plány na konkrétní den. Pro ještě snadnější orientaci jsou k dispozici štítky a tříděné složky. Největší výhodou je jeho plná synchronizace napříč všemi dostupnými systémy.
Cozi Family Organizer
Skloubit pracovní a rodinný život není občas vůbec jednoduché. K této aplikaci se může připojit vaše rodina a má tak možnost sledovat, jaké jsou vaše plány na konkrétní den a podle toho plánovat rodinné akce. V rodinném kalendáři lze sdílet nákupní seznam, seznam úkolů pro děti a nápady na víkendové výlety. Celá rodina sdílí jeden účet, ke kterému má každý přístup pomocí své vlastní emailové adresy. V aplikaci lze nastavit upozornění na významné dny a akce, které obdrží každý uživatel aplikace vaší rodiny.