Používáte vozidlo ke své ekonomické činnosti? Vedete si správně knihu jízd? Co to kniha jízd je a kdo ji má povinnost vést? Víte, jak dlouho je třeba záznamy archivovat? Využíváte elektronickou knihu jízd? V článku vám řekneme, jaké jsou výhody vedení knihy jízd elektronicky. Představíme vám deset výhod, proč dát přednost elektronické knize jízd.
Obsah:
Co je to kniha jízd?
Jedná se o účetní doklad, který slouží k evidenci záznamů o provozu vozidla:
- služebního,
- soukromého, které je využíváno k ekonomické činnosti.
Finanční úřad tyto údaje může kontrolovat, aby posoudil, zda je vozidlo využíváno k dosažení, udržení a zajištění příjmů. Forma vedení knihy jízd může být papírová i elektronická.
Kdo má povinnost vést knihu jízd?
OSVČ nebo firma, která využívá alespoň jeden automobil k výkonu ekonomické činnosti. Knihu jízd vedou plátci i neplátci DPH. Nemusíte ji vést pouze v případě, že využíváte paušální výdaje. Proč ji musí vést i OSVČ? Vedou ji z důvodu uplatnění reálných nákladů na pohonné hmoty. Dalším důvodem proč vést knihu jízd je doložení bezpečnosti práce. Zákon ukládá řidičům povinné přestávky na odpočinek.
Pro účely daně z příjmu jsou stanoveny náležitosti, které by kniha jízd měla obsahovat. Minimální rozsah zaznamenávaných údajů:
- kdy jízda proběhla,
- odkud a kam jste jeli,
- za jakým účelem,
- kolik jste najeli km,
- bezpečnostní přestávky,
- jakým vozidlem (typ a SPZ),
- průměrná spotřeba pohonných hmot,
- čerpání pohonných hmot (litry a cena),
- mýtné,
- zahájení a ukončení provozu motorového vozidla.
Dále je potřeba evidovat stav najetých km na začátku účetního období (popřípadě ke dni zahájení činnosti) a také stav ke konci účetního období (nebo ke dni ukončení podnikatelské činnosti či využívání vozidla pro ekonomické účely). Do knihy jízd se uvádějí také zjištěné závady na vozidle.
Plátce DPH a kniha jízd
Jste plátce DPH a ke svému podnikání používáte osobní automobil. Uplatňujete nárok na odpočet DPH z nákupu pohonných hmot, za parkování, myčku, servisní prohlídky, měření emisí atd.
Musíte být schopni správci daně prokázat, že výše uvedené náklady souvisí s uskutečněním dosažení vašich příjmů. Zákon o DPH nespecifikuje striktně, jak má takové dokazování vypadat. Spousta podnikatelů se domnívá, že je plně dostačující, že vede knihu jízd. Samotné vedení záznamů nicméně použití výše uvedených vstupů pro podnikatelskou činnost neprokazuje.
Tip! Zajímáte se o daně a účetnictví? Přihlaste se na některý z našich kurzů účetnictví:
Průkaznost knihy jízd
Kniha jízd může být pro účely prokázání správci daně průkazná, pokud jste schopni chybějící údaje doložit dalšími podpůrnými důkazy. Jak se tedy vyvarovat chyb a předejít problémům s úřady?
V praxi se správci daně i soudy často setkávají s tím, že papírově vedená kniha jízd je neúplná a obsahuje chybné zápisy. Podnikatelé často vyplňují záznamy se zpožděním. Nejsou důslední v uvádění detailů. Zpětně si spoustu věcí ani nejsou schopni pamatovat. Kniha jízd vedená elektronicky, na základě údajů z GPS bude zajisté mít vyšší váhu. I v tomto případě je dobré doložit doplňující důkazy.
Důkazy, které si vzájemně neodporují a díky kterým je možné si udělat obrázek o využití vozidla pro ekonomickou činnost. Všechny tyto doklady musíte archivovat po dobu deseti let.
Nepřesnosti v knize jízd
Z případů medializovaných v poslední době je zřejmé, že správci daně jsou při kontrolách knihy jízd velmi důkladní. Jsou schopni nalézt sebemenší rozpory v záznamech. Není výjimkou, že zjistí, že jeden automobil byl podle evidovaných záznamů v jednu chvíli na několika místech. Případně, že jeden obchodní manažer řídil dvě různá auta ve stejný den.
K těmto nepřesnostem dochází ve firmách, kde záznamy, na základě chabých poznámek od zaměstnanců, na rychlo vyplňuje zpětně asistentka. Vedení knihy jízd je považováno za nutné zlo a je k němu přistupováno lehkovážně. Tento přístup ale může do budoucna majiteli firmy vytvořit nejednu vrásku a při prokázaném pochybení vede k finančním sankcím.
Jak postupují správci daně při ověření údajů z knihy jízd?
Správce daně, má-li pochybnost o reálné výši najetých a vykázaných kilometrů, může využít data z portálů mapy.cz nebo Google maps. Není výjimkou, že při své kontrolní činnosti narazí na do očí bijící nesrovnalosti. V rámci jedné služební cesty trvající několik hodin jsou vykázány násobně vyšší počty kilometrů apod.
Dalším nešvarem bývá velmi vágní označení účelu pracovní cesty a označení cíle. Nespokojí se s tím, že jako účel cesty uvedete obchodní jednání či cestu za klientem. Je potřeba uvádět konkrétní místa a adresy. Ani trasa Praha – Praha tedy není pro úřady dostatečně průkazná.
Firmy dokladují cesty využitím záznamů z CCS karet, nicméně tyto záznamy prokazují jen úhrady za pohonné hmoty. Nedokazují, že automobil byl využíván k ekonomické činnosti.
Co vám hrozí, když zápisy v knize jízd neprokáží souvislost se zajištěním ekonomické činnosti?
Pokud podnikatel dostatečně neprokáže využití vozidla pro svou ekonomickou činnost, ohrozí to uznání všech nákladů souvisejících s tímto služebním vozidlem. Nejen náklady na provoz a na nákup pohonných hmot, ale i na samotné pořízení tohoto vozidla.
Plátce DPH, kromě správně vedené knihy jízd, musí být schopen dokázat účel cesty i jinými důkazy:
- faktury od dodavatelů,
- poptávky od klientů,
- emailová komunikace s dohodnutou schůzkou,
- protokol o montáži,
- zápis z jednání,
- svědecké výpovědi.
Jak vést knihu jízd, využíváte-li vůz i k soukromým účelům?
U soukromých jízd je potřeba evidovat začátek a konec jízdy a stav tachometru na začátku a na konci soukromé jízdy. Pro kontrolu je dobré uvádět i cíl cesty. V tomto případě se jedná o záznamy, které budou sloužit jakožto podklad k opravě odpočtu DPH. Využíváte-li k evidenci GPS lokátor, můžete vést knihu jízd automaticky. Před cestou jen zvolíte, zda se jedná o služební, či soukromou jízdu.
Je lepší elektronická nebo papírová kniha jízd?
Je zcela na vašem uvážení a preferencích, jak se rozhodnete. Není stanovena ani přesná forma. Vedete-li knihu jízd papírově, nemusíte ani používat předtištěnou verzi. Důležité jsou evidované údaje, forma je na vás.
Elektronická kniha jízd se těší stále větší oblibě. Mezi její nesporné výhody patří přesnost zaznamenávání údajů a jednoduchost evidence. Některé nástroje umí nahrát údaje přímo do databáze.
GPS trackery jsou skvělým způsobem, jak sledovat svá vozidla a zaměstnance. Zaznamenávají polohu a ukládají data. Vy tak vidíte, kde se váš majetek nachází a jak je využíván. Jedná se o skvělý způsob, jak zvýšit efektivitu a bezpečnost ve vaší firmě a zároveň dostát legislativním požadavkům.
Kniha jízd přes mobilní aplikace
Stále více podnikatelů využívá k záznamům o jízdách mobilní aplikace. Můžete si je zdarma stáhnout v Google Play. Mezi nejznámější patří:
- Kniha jízd jednoduše (Easy Car Logbook) – data se ukládají do vašeho telefonu a je možné je zálohovat na Google Drive.
- GPS monitoring a kniha jízd – základní verze je zdarma, za doplňkové funkce si musíte připlatit.
- Kniha jízd – tato aplikace je ke stažení v App Store.
Většinou není třeba nic instalovat přímo do telefonu. Některé aplikace po vás budou chtít, abyste si vytvořili účet a přihlásili se. Celý systém může běžet v režimu offline, takže vám nebudou účtovány další poplatky za roaming. To může být výhodou pro firmy, které často cestují nebo mají zaměstnance na vzdálených místech.
10 důvodů, proč používat elektronickou knihu jízd
- Můžete sledovat odpracované hodiny svých zaměstnanců a dodržování bezpečnostních předpisů.
- Všechna vaše data jsou bezpečně uložena v cloudu, takže k nim máte přístup odkudkoli.
- Můžete automatizovat mnoho úkolů spojených se správou knihy jízd, například zasílání upomínek a generování zpráv.
- Elektronické knihy jízd jsou v souladu s většinou předpisů.
- Jsou intuitivní a lze k nim přistupovat z jakéhokoli zařízení s připojením k internetu. Některé umí pracovat i v režimu offline.
- Vaši řidiči už nemusí každý den vyplňovat knihu jízd ručně.
- Elektronická kniha jízd vám může ušetřit čas a starosti tím, že automatizuje proces zaznamenávání.
- Můžete rychle sdílet údaje s úřady nebo účetním.
- Snadno a rychle získáte potřebné informace, aniž byste se museli prohrabávat hromadami papírů.
- Data máte zálohovaná, papírovou knihu jízd můžete snadno ztratit.
Závěr
Kniha jízd je nepostradatelná při prokazování oprávněnosti daňových výdajů. Předkládáte ji při účetní kontrole nebo při kontrole dodržování bezpečnosti práce. Povinnost vést knihu jízd mají plátci i neplátci DPH, kteří nevyužívají paušál. Může mít papírovou či elektronickou podobu. Elektronické vedení knihy jízd se těší čím dál větší oblibě. Zejména z důvodu jednoduchosti a přesnosti vedení záznamů.
Existuje velké množství aplikací, které můžete pro elektronickou evidenci knihy jízd využít. Většina z nich je zdarma. Někdy si připlatíte za doplňkové funkce. V tomto článku jsme si shrnuli hlavní výhody evidence elektronické. Aplikace využijete nejen na splnění zákonných požadavků, ale budete mít přehled o svém majetku a o tom, kde se zrovna nachází.