Vedení knihy jízd je pro spoustu společností a podnikatelů povinnou záležitostí. Tradičně se kniha jízd vedla v papírové podobě, ale s příchodem moderních technologií a elektronických systémů je vedení knihy jízd v elektronické verzi mnohem jednodušší a efektivnější. Elektronická kniha jízd se stává čím dál oblíbenější, a to z mnoha důvodů.
Obsah:
Co je kniha jízd?
Kniha jízd je účetní doklad, který slouží k evidenci záznamů o provozu vozidla jak služebního tak soukromého, pokud je takové soukromé vozidlo využíváno k ekonomické činnosti.
Co musí obsahovat kniha jízd
Ať už vedete knihu jízd zdarma v Excelu (ke stažení například ZDE) nebo používáte specializovaný software, musí obsahovat několik důležitých údajů:
- Datum a čas jízdy – každá cesta by měla být jasně časově ohraničena.
- Výchozí a cílové místo – nutné je zaznamenat, odkud jste vyjeli a kam cesta směřovala.
- Účel jízdy – zaznamenává se, proč byla jízda uskutečněna (služební cesta, návštěva klienta, apod.).
- Počet ujetých kilometrů – musí být uveden celkový počet kilometrů ujetých během jízdy.
- Spotřeba paliva – obvykle se eviduje i množství spotřebovaného paliva, případně jeho nákup.
- Jméno řidiče – pokud ve firmě používá vozidlo více osob, je nutné zaznamenat, kdo daný den vozidlo řídil.
- Bezpečnostní přestávky.
- Jakým vozidlem jízda proběhla – SPZ, typ vozidla apod.
- Mýtné.
- Zahájení a ukončení provozu motorového vozidla.
Tyto základní položky jsou nezbytné pro správné vedení knihy jízd. Stejně tak, je důležité evidovat stav najetých kilometrů na začátku účetního období a také stav ke konci účetního období. Do knihy jízd uvádíte také zjištěné závady na vozidle.
Kniha jízd – kde koupit?
Pokud hledáte možnosti, jak efektivně vést knihu jízd, máte na výběr mezi několika možnostmi. Existují různé formy knihy jízd, které můžete zakoupit buď ve specializovaných obchodech s kancelářskými potřebami, nebo online. Pro ty, kteří dávají přednost digitální verzi, je k dispozici elektronická kniha jízd zdarma ke stažení na internetu, například v Excelu.
Další možností jsou specializované programy a aplikace, které automaticky zaznamenávají trasy pomocí GPS. Tyto aplikace nabízejí vysokou úroveň automatizace, což ušetří čas a eliminuje chyby, které by mohly vzniknout při ručním zapisování.
- Papírová kniha jízd: Můžete ji zakoupit v papírnictví nebo online (například na e-shopech nebo u specializovaných dodavatelů kancelářských potřeb).
- Elektronická kniha jízd: Existují zdarma dostupné verze, např. v Excelu, které si můžete stáhnout a přizpůsobit potřebám firmy.
- Aplikace a software: Pro ty, kteří chtějí ještě více zjednodušit správu knihy jízd, jsou k dispozici různé verze aplikací, které usnadní sledování trasy, spotřeby a dalších důležitých parametrů.
Kdy se nemusí vést kniha jízd?
I když je vedení knihy jízd povinné pro mnoho firem a podnikatelů, existují případy, kdy tato povinnost nemusí platit. Mezi takové situace patří situace, kdy je vozidlo výlučně používáno k soukromým účelům.
Paušální náhrada za služební jízdy
Některé firmy místo knihy jízd využívají možnost paušálních náhrad za služební cesty. Tento způsob podléhá schválení a zajišťuje jej písemná smlouva.
Služební vozidla bez evidence pro daňové účely
V některých případech, kdy firma nevyužívá služební vozidla k odpočtu DPH či jiným daňovým účelům, vedení knihy jízd nemusí být vyžadováno.
Je důležité, že rozhodnutí o nevedení knihy jízd musí být vždy podloženo a obhájeno před případnou kontrolou finančního úřadu.
10 důvodů, proč vést elektronickou knihu jízd
- Úspora času: Elektronická kniha jízd automatizuje proces evidence a zaznamenává údaje o jízdě během samotné jízdy pomocí GPS, což minimalizuje chyby a šetří drahocenný čas.
- Bezchybná evidence: Manuální vedení knihy jízd může být náchylné k chybám, například při ručním zápisu údajů. Elektronická verze toto riziko eliminuje.
- Snadné sdílení a uchovávání dat: Elektronické systémy umožňují jednoduché zálohování a sdílení knihy jízd mezi různými zařízeními a zaměstnanci, což usnadňuje spolupráci ve firmě.
- Zaznamenání skutečných tras pomocí GPS: Moderní elektronické knihy jízd přesně zaznamenají reálnou trasu vozidla pomocí GPS.
- Automatické výpočty spotřeby paliva a nákladů: Elektronická kniha jízd může automaticky počítat spotřebu paliva a další náklady, což pomáhá k lepšímu přehledu o nákladech na provoz vozidla.
- Přehlednost: Díky elektronickému systému je vedení knihy jízd přehlednější. Všechny údaje jsou na jednom místě a snadno dostupné kdykoli a odkudkoli.
- Integrace s dalšími systémy: Mnoho elektronických knih jízd lze propojit s účetními nebo daňovými systémy, což zjednodušuje evidenci a vykazování cestovních nákladů.
- Podpora pro více vozidel a řidičů: Elektronické knihy jízd umožňují správu více vozidel a řidičů současně, což je výhodné zejména pro větší firmy.
- Minimalizace administrativy: Při používání elektronické knihy jízd není třeba vést fyzickou dokumentaci, což snižuje množství papírové práce.
- Snadná aktualizace a přístupnost: Software pro vedení elektronické knihy jízd umožňuje rychlou aktualizaci dat a přístup k nim odkudkoli, ať už z počítače, tabletu nebo mobilního telefonu.
Jak vést elektronickou knihu jízd v Excelu?
Pro mnoho firem je nejjednodušší verzí elektronické knihy jízd použití Excelu. Kniha jízd Excel nabízí jednoduché řešení pro menší firmy, které nepotřebují sofistikované funkce specializovaných programů. Existuje mnoho šablon knihy jízd, které jsou dostupné ke stažení zdarma.
Vedení elektronické knihy jízd přináší řadu výhod, od úspory času až po snížení administrativy a přesnější zaznamenávání údajů. Ať už se rozhodnete pro jednoduchý Excel zdarma nebo profesionální software, výhody elektronické evidence jsou nepopiratelné. Pro personalisty může elektronická kniha jízd znamenat zjednodušení práce a přesnější kontrolu nákladů na pracovní cesty.