Efektivní emailová komunikace

Komunikace nám pomáhá propojit se s ostatními a dorozumívat se. Když u automatu na kávu komunikujete se svým kolegou, využíváte při tom gesta i výrazy tváře a tak porozumění tomu, co sdělujete, je pro něj jednodušší.

Emailová a celkově písemná komunikace už tuto výhodu nemá a jak níže uvidíte, je dokonce dobré se v emailech emocím vyhnout. Efektivní emailová komunikace se dá naučit a můžete se stát doslova mistry v posílání kvalitních, věcných a přesně cílených emailů.

Základní struktura emailu a jeho význam

Sedíte u pracovního stolu, otevíráte email a chystáte se napsat důležitou zprávu o plánovaném teambuildingu. Hlavou se vám honí všechny informace, které musíte příjemcům předat, aby nedošlo k nedorozumění a aby všichni věděli, co, kde a jak.

Abyste email zvládli napsat tak, že předá ostatním to důležité, mějte v hlavě sestavenou už jasnou strukturu. Myslete při psaní na to, co je potřeba sdělit v úvodu a přes které důležité informace se dostanete až k závěru, kde je všem všechno jasné. Protože to, co je jasné pro mě, nemusí být jasné druhým.

• Dávejte si v emailu pozor i na odborná slova, používejte je pouze tam, kde padnou na úrodnou půdu.
• Dbejte na důležitost kontextu. Díky němu totiž bude celá vaše zpráva dávat význam i člověku, který vás nezná a čte od vás email poprvé.
• Ujasněte si, kdo má váš email obdržet, komu jej vlastně posíláte. Je to člověk, kterého znáte? Je to někdo z klientů nebo manažer? Na základě toho, že znáte svého příjemce, víte, jaký styl komunikace si můžete dovolit.
• Pokud existuje někdo další, kdo není hlavním aktérem obsahu emailu, ale je nutné, aby informace měl a věděl o nich, dejte ho do kopie.

Tip! Vyzkoušejte náš kurz pro všechny asistentky a sekretářky:

Studujte kurz asistentky

7 tipů efektivní emailové komunikace

Emailové komunikace má jasně daná pravidla. Stejně tak, jako užíváte pravidla při mluvené konverzaci, používejte a myslete i na pravidla pro tu psanou. Nezapomínejte, že v emailu se odráží i značka vaše a vaší společnosti.

Zde je 7 tipů, které můžete, nejen jako nováček, využít při psaní emailu:

1.) Udržujte úvod i závěr

Abychom dodrželi strukturu emailu, nesmíme zapomínat na správný úvod a neméně důležitý závěr celé komunikace. U psaní emailů je důležité dbát na dobrý dojem, nejenom tehdy pokud nás příjemce na druhé straně nezná. Nevynechávejte oslovení daného člověka, ať už použijete oslovení pomocí příjmení, titulu nebo jména. Při prvním emailu začněte pozdravem a oslovením.

Pokud se jedná o takzvané řetězení emailové komunikace, pak už úvodní pozdrav nemusíte používat, ale stále člověka, kterému píšete oslovujte.

V závěru emailu můžete využít šablonu se zdvořilostní formulací, případně použít libovolnou na základě vašeho vztahu s příjemcem emailu. U komunikace nevynechávejte rozloučení, případně podpis. V případě řetězové komunikace se nemusíte pokaždé s příjemcem loučit, stačí zanechat svůj podpis.

2.) Jednoslovné odpovědi

Emailová komunikace není chat. Proto jednoslovné odpovědi omezte a nejlépe neposílejte vůbec. Vždy na zprávu reagujte pečlivě, projděte si všechny informace, které vám chce odesílatel sdělit a následně zvolte vhodnou reakci. Vyvarujte se toho, abyste vytvářeli dojem lhostejnosti.

Pozor na to, co píšete! Písemná komunikace je ta, která po vás zůstane. Jednoduše řečeno, dá se dohledat a jak se říká: co je psáno, to je dáno. Proto opatrně s tím, co do emailu píšete a s čím se svěřujete. Nepište do emailu příliš důvěrné informace a dejte si pozor, abyste nesdělovali něco, co je protiprávní.

Vaše komunikace může skončit i v nepovolaných rukou a s vaším podpisem i emailovou adresou se pak těžko budete přít o to, že jste takovou zprávu nepsali.

3.) Emoce do emailové komunikace nepatří

Už několikrát jste obdrželi email, který vás doslova zvedl ze židle? Prsty vás svrběli, když jste chtěli jadrně odepsat a už jste se chopili tlačítka Odpovědět. Na to pozor! Pokaždé, co se vám ve schránce objeví takový typ zprávy, vydýchejte se. Napočítejte si do deseti, udělejte cokoliv, co vám vyčistí hlavu.

To, že máte možnost odpovědět písemně vám dává prostor na promyšlení. Neodpovídejte rozčilení ani smutní. Před tím, než zasednete k takovému emailu a chystáte se odepsat, ujistěte se, že se umíte na informace podívat objektivně a s chladnou hlavou.

TIP: Pokud jste horkokrevní, můžete si u emailů nastavit prodlevu v odesílání, a tak mít jistotu, že z vaší pošty žádný email plný neadekvátních emocí neodejde.

4.) Důležitost předmětu

Předmět v emailové komunikaci je jako novinový titulek. Je výstižný, usnadní vyhledávání a vystihuje podstatu celého sdělení. Aby byl předmět emailu co nejúdernější a měl vysokou výpovědní hodnotu, nechejte jeho zpracování až na konec. Nejprve si v klidu napište, co potřebujete, dejte své zprávě to důležité a následně na základě hlavní myšlenky vymyslete předmět a vepište jej do příslušného řádku.

V předmětu nepoužívejte emotikony ani vykřičníky. Je také lepší, pokud je napsaný klasickou velikostí písma a nevyužíváte funkci CAPS LOCK.

5.) Rychlost odpovědí

Mějte v hlavě takovou jednoduchou poznámku, která vám může hodně pomoci při organizování práce a toho, kdy si vymezíte čas pro odpovídání na emaily.

Tou poznámkou je: Příchozí pošta je prioritou odesílatele.

Nestresujte se tedy tím, že sotva jste si ve svém časovém rámci vyčistili doručené emaily, přišly další dva. Pokud nejsou vyloženě označeny jako důležité, nezabývejte se jimi ihned, jakmile vám vyskočí v doručených. Taková běžná doba na odpověď během emailové komunikace bývá cca 48 hodin. Kdyby totiž něco skutečně hořelo daný člověk, který email odeslal, vám zavolá.

6.) Efektivní komunikace = jasný obsah

Stejně tak, jako si dáváte pozor na to, co píšete a komu, myslete i na to, jak email píšete. Emaily jsou součástí efektivní komunikace, kdy v rámci celkem krátkého času můžete sdělit potřebné informace. Proto nepište romány. Nikomu se nechce číst text, který je nerozčleněný a dlouhý pomalu na dvě strany.

Pište věcně a jasně. Než vůbec usednete k emailu ujasněte si, čeho chcete svou zprávou dosáhnout? Co je ta přidaná hodnota a na co vám má příjemce odpovědět? Myslete tedy na kontext, význam sdělení a nezapomeňte frázovat.

7.) Využívejte aktivní hlas

Použití aktivního hlasu se hodí vždycky a zejména tehdy, pokud chcete příjemci dát jasně najevo, že se něco děje a vše je v pohybu. Komunikace v aktivním hlasu je zaměřena na osobu, která jedná, protože v aktivním hlas, v činném slovesném rodu, lidé jednají.

Příklad: Aktivní hlas: Zasílám v příloze. /  Pasivní hlas: Přílohou je zasláno.

Žádný učený z nebe nespadl a pokud jste zrovna nováček ve světě písemné komunikace, nejlépe se zdokonalíte opakováním. Jestli si nebudete někdy jisti, dejte svůj email přečíst člověku, kterému důvěřujete. Může vám tak pomoci otestovat, zda jste napsali to podstatné a zda je pochopitelné, co chcete svou zprávou sdělit ostatním.