I spolehlivým zákazníkům se může stát, že na platbu zapomenou nebo jim faktura zapadne mezi ostatními dokumenty. Často jde jen o drobný omyl, který vyřeší jeden e-mail nebo telefonát. Někdy je ale vymáhání dluhu složitější. Neuhrazená faktura může narušit cash flow a způsobit finanční potíže. V následujících řádcích se dočtete, jak postupovat při připomínání dlužníkům a kdy přejít k vymáhání.
Obsah:
Jak správně nastavit datum splatnosti na faktuře?
- Dodržujte zákonnou lhůtu: V Česku zákon nestanovuje pevné datum splatnosti, ale běžná praxe je 14 dní od vystavení faktury. U obchodních vztahů lze sjednat jinou lhůtu, např. 7, 30 nebo 60 dní, pokud s tím obě strany souhlasí.
- Uveďte konkrétní datum: Nepište jen „splatnost 14 dní“ – vždy uveďte přesné datum (např. „Datum splatnosti: 10. 12. 2025“).
- Zohledněte víkendy a svátky: Pokud datum splatnosti připadne na víkend nebo svátek, doporučuje se posunout ho na nejbližší pracovní den.
- Uveďte splatnost i ve smlouvě: Platební podmínky včetně úroků z prodlení by měly být součástí obchodní smlouvy nebo obchodních podmínek.
Úroky z prodlení a smluvní pokuty
Pokud klient nezaplatí fakturu včas, máte podle občanského zákoníku nárok na zákonný úrok z prodlení. Ten se počítá podle repo sazby ČNB zvýšené o 8 procentních bodů. Aktuální výši repo sazby najdete na webu České národní banky. Úrok z prodlení je automatický nárok – nemusí být uveden ve smlouvě, ale doporučuje se ho zmínit pro jasnou komunikaci. Kromě zákonného úroku můžete ve smlouvě sjednat smluvní pokutu. Tou je pevně stanovená částka nebo procento z dlužné částky za každý den prodlení. Smluvní pokuta má silný motivační efekt, protože dlužník ví, že prodlení ho bude stát více peněz.
Jak postupovat při neuhrazené faktuře
Každý podnikatel se s tímto problémem dříve či později setká. U menších částek někteří živnostníci vymáhání vzdají, protože se jim zdá zbytečné. Pokud se ale neplatičů sejde více nebo jde o vyšší částku, řešení je nutné.
První krok – upomínka
Jakmile uplyne termín splatnosti a platba nepřišla, pošlete klientovi upomínku e-mailem nebo mu zavolejte. Můžete se připomenout hned po splatnosti, případně počkat pár dní. Neplacení často způsobí zapomenutí, nemoc nebo dovolená. Proto není nutné hned vyhrožovat sankcemi, zejména pokud jde o dlouhodobého a jinak spolehlivého partnera. Volte přátelský tón, ale jasně uveďte, že je potřeba fakturu uhradit.
Druhá upomínka
Pokud šlo o omyl, první upomínka obvykle stačí a peníze dorazí spolu s omluvou. Jestliže dlužník nereaguje, pošlete druhou upomínku – tentokrát už důraznější. Uveďte možné následky, například úroky z prodlení podle smlouvy. Pokud je dlužníkem firma, můžete ji upozornit, že ji zveřejníte v Centrálním registru dlužníků. Informujte ji o tom předem – obava o reputaci často vede k rychlé úhradě. Pokud ne, zveřejnění varuje další podnikatele. Používáte-li fakturační nástroj iDoklad, snadno zobrazíte neuhrazené faktury a nastavíte automatické upomínky i výpočet penále.
Třetí upomínka – předžalobní výzva
Jestliže ani druhá upomínka nezabere, pošlete poslední – předžalobní výzvu. Tento krok je povinný před podáním žaloby a často vede k úspěšnému vymáhání.
Výzva musí obsahovat:
- údaje obou stran (jméno, adresa, IČO, název firmy),
- popis dluhu (částka, úroky, podmínky smlouvy),
- nové datum splatnosti (minimálně 7 dní od doručení),
- datum a podpis.
Vymáhání soudní cestou
Pokud ani předžalobní výzva nepomůže, následuje žaloba. Podat ji můžete nejdříve 7 dní po odeslání výzvy. Uchovejte veškerou komunikaci a dokumenty jako důkaz. Soudní řízení může proběhnout bez jednání, ale pokud jedna strana nesouhlasí nebo jde o částku nad milion, jednání je nutné.
Neuhrazená faktura
Mimosoudní vymáhání
Soudní řízení je často zdlouhavé, nákladné a může negativně ovlivnit vztahy s klientem. Proto se vyplatí nejprve využít mimosoudní postupy, které bývají rychlejší, levnější a méně formální.
Inkasní agentury
Inkasní agentury jsou specializované firmy, které se zaměřují na vymáhání pohledávek. Jak to funguje?
- Převezmou komunikaci s dlužníkem – odpadne vám stres z neustálého připomínání.
- Motivují k úhradě – využívají profesionální postupy, které respektují zákon, ale zároveň působí důrazně.
- Pracují na provizi – obvykle si účtují procento z vymožené částky, takže jejich odměna závisí na úspěchu.
- Výhoda: Nemusíte platit vysoké zálohy jako u soudního řízení, a pokud se dluh nevymůže, vaše náklady jsou minimální.
Mediace
Pokud je spor složitější nebo chcete zachovat dobré obchodní vztahy, mediace je ideální volbou.
- Neutrální mediátor pomůže oběma stranám najít kompromis.
- Rychlost a úspora – mediace je levnější než soud a často trvá jen několik týdnů.
- Dobré vztahy – mediace je méně konfrontační, což pomáhá zachovat spolupráci do budoucna.
Výhody mimosoudního řešení
- Úspora času – soudní řízení může trvat měsíce až roky, zatímco inkasní agentura nebo mediace přinese výsledek mnohem rychleji.
- Nižší náklady – neplatíte soudní poplatky ani náklady na právníky.
- Ochrana vztahů – přátelštější přístup minimalizuje riziko ztráty klienta.
Jak předcházet problémům s neplacením
Ačkoli se většina případů neřeší u soudu, i upomínky jsou nepříjemné. Proto se podnikatelé snaží riziku předcházet například zálohovými fakturami – práce začíná až po jejich úhradě.
Další preventivní kroky:
- uvádějte platební podmínky a úroky z prodlení ve smlouvě,
- prověřte partnera v registru dlužníků nebo insolvenčním rejstříku,
- zvažte pojištění pohledávek u vyšších částek.
Pojištění pohledávek
Pojištění pohledávek (tzv. credit insurance) je služba, která chrání firmy před rizikem nezaplacení ze strany odběratelů. U vyšších částek je to obzvlášť důležité, protože neuhrazená faktura může výrazně ovlivnit cash flow.
Jak to funguje:
- Princip: Pojišťovna uhradí část nebo celou pohledávku, pokud odběratel nezaplatí z důvodu platební neschopnosti nebo insolvence.
- Rozsah krytí: Obvykle 80–90 % hodnoty pohledávky.
- Podmínky: Pojišťovna provádí prověrku bonity odběratelů a stanovuje limity.
- Cena: Závisí na objemu pohledávek, rizikovosti odběratelů a délce splatnosti. U vyšších částek se často sjednává individuální sazba.